Organizarea telemuncii

HAMOR Soft - 2021

Ce este telemunca?

Formă de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat şi voluntar, îşi îndeplineşte atribuţiile specifice funcţiei, ocupaţiei sau meseriei pe care o deţine în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, folosind tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor.

Cu toate că ideea pare atrăgătoare, telemunca poate fi uneori mai grea decât munca de la birou.

În continuare incercăm să dăm soluţii pentru organizare care să elimine aceste greutaţi.

Construiește-ți un program de lucru eficient şi planifică-ți sarcinile

Înainte de a începe munca, planifică-ți sarcinile pentru ziua, săptămâna respectivă. În acest fel, vei fi mai organizat. De asemenea, vei avea și o imagine de ansamblu a ceea ce trebuie să faci în ziua , săptămâna  respectivă.  

Lasă loc în programul tău pentru lucruri neașteptate, cum ar fi apeluri telefonice, e-mailuri de serviciu sau sarcini mai urgente. Acesta am învăţat de la un curs de gestionarea timpului, organizat de Ficz Antal.

Pentru a ne putea organiza folosim Modulul de Calendar din Odoo. Dacă lucrezi în echipă, platforma iţi asigură să vezi şi activitatea celorlalţi.În calendar de regulă nu se înscriu activităţile de rutină ci doar cele ocazionale şi evenimentele. 


Creează-ți un spațiu potrivit pentru muncă

E bine să ai o cameră dedicată pentru muncă.

Este de preferat să lucrezi pe laptop pentru ca să ai mobilitatea necesară, dacă temporar trebuie să lucrezi din altă parte. Poţi utiliza monitoare secundare, mouse, tastatură secundară.

Scaunul să fie ergonomic, reglabil şi cu mânere pe care se sprijină coatele. Ecranele trebuie aşezate perpendicular pe sursa de lumină, astfel încât lumina să nu se reflecte pe ecran.

Încearcă să ai toate documentele digitalizate. Dacă trebuie să urmăreşti un document in paralel, afişează-l pe monitorul secundar. 


Poţi organiza şi un colţ de cameră.


Organizează-ți computerul

Cel mai indicat ar fi să îți creezi foldere cu diverse denumiri. Astfel, poți selecta fișierele de care ai nevoie mult mai repede. 

De asemenea, este foarte indicat să îți organizezi și bara de instrumente a browserului. Îți poți salva la favorite un anumit site ca să-l accesezi cât mai ușor mai târziu.

Evidenţierea orelor de muncă

 

În cazul implementării telemuncii, angajatorul trebuie să asigure evidențierea orelor de muncă prestate de salariat.
Soluția este o platformă în care telesalariații își pot înregistra orele de muncă pe bază de “user” și “parolă” comunicată individual fiecărui telesalariat / rapoarte detaliate de activitate transmise cu o frecvență stabilită de părți.


Pentru aceasta evidenta noi folosim doua module de la Odoo, Attendance si Timesheet.

Attendance ne măsoară orele efectiv lucrate, iar în Timesheet specificăm sarcinile pe care le am efectuat. Acesta nu numai pentru angajator este util, dar şi pentru clienţi, pentru că oricând putem oferi, un decont despre toate lucrarile facute.


Chat

Pentru a menţine legătura permanentă cu colegii din echipă poate folosii un chat. Recomandăm utilizarea chat-ului in pereche şi în grup. Prin chat-ul în grup putem comunica informaţii care privesc tot grupul, dar acest chat mai are şi rolul de a crea o atmosferă de birou virtual, ştiind ce se întâmplă în grup. Este recomandabil ca pe acest chat comun să apară informaţii la cel puţin jumătate de oră sau o oră.   

Meeting

Pentru întâlnirile virtuale cu colegii de "birou" se foloseşte o platformă de meeting. 

Recomandări:

  • Utilizaţi afişarea permanentă a participanţilor, dar obligatoriu a persoanei care vorbeşte.

  • Cel puţin un meeting la începutul programului, zis meeting de băut cafea. În cadrul acestuia după o scurtă discuţie neformală se analizează activitatea zilei precedente şi se planifică activitatea zilei curente, eventual şi al zilelor următoare. În cadrul meetingului se pot afişa şi ecrane.

  • Pe parcursul zilei ori decâte ori este nevoie se organizează meeting cu participarea a două persoane sau a întregului grup aceste meetinguri sunt necesare dacă tema este mai complexă decât să poate fi discutat pe chat.


Managementul proiectelor

Managementul de proiect constă în planificarea, organizarea și gestionarea (controlul) sarcinilor și resurselor, ce urmărește atingerea unui anumit obiectiv, în condițiile existenței unor constrângeri, referitoare la timp, resurse și costuri

În Odoo se definesc sarcini şi acestea se pot vizualiza pe o tabla care arata stadiul realizarii sarcinii respective.

Legislaţie

Telemunca este reglementată in Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca. Activitatea de telemunca se poate realiza daca atat angajatul, cat si angajatorul sunt de acord cu acest lucru. De aceea, daca partile au convenit la trecerea la un regim de telemunca, acest lucru se precizeaza intr-un act aditional la contractul individual de munca in care se trece locul in care isi va desfasura activitatea angajatul, precum si orele/zilele. In cazul in care vorbim de un nou angajat ce va incepe in regim de telemunca, aceste prevederi se trec direct in contractul individual de munca. Aceste informatii se raporteaza si in Registrul General de Evidenta a Salariatilor(Revisal).

Noutatile aduse reglementarilor de telemunca constau in suma de maxim 400 lei, pe care angajatorii o pot acorda angajatilor ce desfasoara activitati de telemunca. Codul fiscal aduce cateva precizari legate de modalitatea in care se trateaza aceste cheltuieli, astfel:

  • Art 76 (4) lit. w din Codul Fiscal mentioneaza că:

    sumele acordate angajatilor care desfasoara activitati in regim de telemunca pentru sustinerea cheltuielilor cu utilitatile la locul in care angajatii isi desfasoara activitatea, precum electricitate, incalzire, apa si abonamentul de date, si achizitia mobilierului si a echipamentelor de birou, in limitele stabilite de angajator prin contractul de munca sau regulamentul intern, in limita unui plafon lunar de 400 lei corespunzator numarului de zile din luna in care persoana fizica desfasoara activitate in regim de telemunca sunt cheltuieli deductibile. Sumele vor fi acordate fara necesitatea de prezentare a documentelor justificative

    Prin urmare, suma acordata salariatilor in telemunca nu este impozabila din punct de vedere al impozitului pe salarii in limita a 400 lei/luna.

    La art 142, in care sunt cuprinse elementele care nu sunt incluse in baza de calcul a CAS, la lit. w este mentionata aceeasi prevedere ca mai sus. In ceea ce priveste celelalte contributii sociale se face referire tot la art. 142 Prin urmare, rezulta ca suma de 400 lei nu este nici subiect de contributii sociale

  •  

  • Art 25 mentioneaza ca:

    cheltuielile suportate de angajator aferente activitatii in regim de telemunca pentru salariatii care desfasoara activitatea in acest regim (potrivit legii) sunt cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal

    Astfel, se acorda si deductibilitatea cheltuielii (indiferent de suma acordata) la calculul rezultatului fiscal.

Trebuie insa mentionat ca exista doua conditii care trebuie indeplinite pentu a beneficia de acest tratament fiscal:

- angajatii care primesc sumele sa lucreze in regim de telemunca, conform contractului de munca/act aditional la contractul de munca inregistrat in Revisal; 

- suma care se acorda trebuie sa fie prevazuta in contractul de munca/act aditional la contractul de munca sau in regulament intern.

Totodata, mentionam ca suma de 400 lei are in vedere ca salariatul lucreaza in regim de telemunca o luna intreaga, daca lucreaza mai putin, suma trebuie ajustata corspunzator conform numarului de zile lucrate efectiv in regim de telemunca. De asemenea, zilele lucrate in regim de telemunca trebuie evidentiate astfel in pontaj.